przegląd ustawowy kasy fiskalnej

Terminy przeglądu kasy fiskalnej

Obowiązkowy przegląd kasy fiskalnej powinien być wykonany najpóźniej 2 lata od ostatniego przeglądu (lub fiskalizacji kasy fiskalnej).
Szczegóły w zakresie przeglądów technicznych reguluje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 14 marca 2013 r. w sprawie kas rejestrujących.
§33 ust. 1 tego rozporządzenia wskazuje, że obowiązkowego przeglądu technicznego kasy należy dokonać nie rzadziej nić co 2 lata.
Ustawodawca w ust. 4 przytoczonego przepisu wskazuje, że terminy przeglądów liczy się zgodnie z przepisami art. 12 §3-5 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa.
Ta w art. 12 §4 mówi, że terminy określone w latach kończą się z upływem tego dnia w ostatnim roku, który odpowiada początkowemu dniowi terminu, a gdyby takiego dnia w ostatnim roku nie było
– w dniu, który poprzedzałby bezpośrednio ten dzień. Jeżeli jednak ostatni dzień terminu przypada na sobotę lub dzień ustawowo wolny od pracy, za ostatni dzień terminu uważa się następny
dzień po dniu lub dniach wolnych od pracy (art. 12 §5 Ordynacji podatkowej).
Inaczej jest z w przypadku kas o zastosowaniu specjalnym, przeznaczonych do prowadzenia ewidencji przy świadczeniu usług przewozu osób i ich bagażu podręcznego taksówkami.
Tutaj obowiązkowego przeglądu należy dokonać nie rzadziej niż w terminach wymaganych do kolejnej legalizacji określonych w odrębnych przepisach o prawnej kontroli metrologicznej dla taksometru
używanego do współpracy z kasą przez podatnika. Przegląd taki musi jednak być przeprowadzany nie rzadziej niż co 25 miesięcy. Terminy określone w miesiącach przy tym kończą się z upływem
tego dnia w ostatnim miesiącu, który odpowiada początkowemu dniowi terminu, a gdyby takiego dnia w ostatnim miesiącu nie było – w ostatnim dniu tego miesiąca (art. 12 §3 Ordynacji podatkowej).
Ustawodawca wskazał przy tym, że termin pierwszego obowiązkowego przeglądu technicznego liczony jest od dnia fiskalizacji kasy.
W przypadku odzyskania kasy fiskalnej, która wcześniej została utracona w wyniku kradzieży, obowiązkowemu przeglądowi technicznemu należy ją poddać przed jej ponownym zastosowaniem
do prowadzenia ewidencji, przy czym jej ponowne zastosowanie może nastąpić nie wcześniej niż dnia następnego po dokonaniu takiego przeglądu.

Jakie czynności wykonuje się podczas przeglądu technicznego?

Określa je §34 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących. I tak obowiązkowy przegląd techniczny kasy obejmuje sprawdzenie:
1. stanu plomb na obudowie kasy, a w przypadku kas bez programu aplikacyjnego (drukarek fiskalnych) – również stanu plomb na module fiskalnym kasy, oraz zgodności ich z zapisem w książce kasy i dokumentacją związaną z wykonywanym serwisem kasy;
2. stanu obudowy kasy;
3. czytelności dokumentów fiskalnych drukowanych przez kasę;
4. programu pracy kasy i programu archiwizującego, jego wersji co do zgodności z zapisami w książce kasy i dokumentacją związaną z wykonywanym serwisem kasy;
5. poprawności działania kasy, w szczególności w zakresie emisji dokumentów fiskalnych;
6. poprawności działania wyświetlacza klienta;
7. stanu pamięci fiskalnej i modułu fiskalnego kasy co do zgodności z dokumentacją związaną z wykonywanym serwisem kasy;
8. stanu technicznego akumulatorów lub baterii wewnętrznego zasilania kasy.
Ponadto przegląd taki obejmuje także:
1. wpis jego wyniku do książki kasy;
2. dołączenie do książki kasy zaleceń pokontrolnych oraz kopii dokumentu potwierdzającego wykonanie przeglądu technicznego, w szczególności kopii faktury.

Jakie są sankcje za niewykonanie przeglądu kasy fiskalnej?

Nie wykonanie terminowego przeglądu – traktowane jest jako nieprawidłowe prowadzenie księgi – zgodnie z artykułem 61 § 3 k.k.s. możliwe jest nałożenie kary grzywny za wykroczenie skarbowe.

Kto musi pamiętać o przeglądzie – właściciel urządzenia fiskalnego /podatnik/ czy serwis?

Pilnowanie upływu terminu obowiązkowego przeglądu kasy fiskalnej należy do obowiązków podatnika, nie serwisu. O zbliżającym się terminie przeglądu należy powiadomić serwisanta.

Co zrobić, jeżeli termin został przekroczony? Czy można przywrócić termin przeglądu kasy fiskalnej?

Termin wykonywania obowiązkowych przeglądów technicznych kas fiskalnych jest ściśle określony w przepisach ustawy o podatku VAT. Wiąże się z tym fakt, że jest to termin nieprzekraczalny
i nie może zostać przywrócony (nawet w sytuacjach wyjątkowych dla podatnika, na które nie miał on wpływu). Opóźnienie może skutkować konsekwencjami ze strony Urzędu Skarbowego.
Konsekwencje wynikające z niedotrzymania terminu obowiązkowego przeglądu dotykają przede wszystkim przedsiębiorców korzystających z ulgi przy zakupie kasy fiskalnej.
Jeśli w okresie do 3 lat od rozpoczęcia ewidencjonowania podatnik nie zgłosi w obowiązującym terminie kasy do wykonania przeglądu technicznego przez jego serwis musi zwrócić odliczoną lub otrzymaną kwotę wydatkowaną na zakup kasy fiskalnej.
Wynika to z artykułu 111 ust. 6 ustawy o VAT. Rozliczenie musi być dokonane bez wezwania urzędu skarbowego.
Kara grzywny za wykroczenie skarbowe może wynosić od 1/10 do 20x wysokości minimalnego wynagrodzenia. Zazwyczaj jednak nakładany jest  mandat karny – jego wysokość jest nie większa niż podwójna wysokość minimalnego wynagrodzenia.
Szansą na uniknięcie przykrych sankcji karno-skarbowych związanych z niedotrzymaniem terminu obowiązkowego przeglądu technicznego kasy fiskalnej jest złożenie do urzędu skarbowego zawiadomienia o popełnieniu czynu zabronionego, tzw. CZYNNY ŻAL.